Aleph

De UBA gaat over op het bibliotheeksysteem Aleph van ExLibris. Er is ook een brochure beschikbaar over Aleph, mocht er nog iemand geïnteresseerd zijn. Hieronder volgt een kort verslagje van mijn eerste kennismaking met Aleph.

Tijdens mijn eerste les TMI (vervolgmodule GO) zag ik de catalogus van UB Leiden voorbij komen en toen bedacht ik mij dat ik op de weg terug vanuit Den Haag, langs Leiden zou komen, en misschien wel eens een bezoekje zou kunnen brengen aan mijn collega’s van de UB Leiden. Zij werken daar namelijk al met Aleph. Leuke bieb, leuke universiteit ook! Heb er destijds Oud-Kerkslavisch en Indo-Europees gevolgd – maar dat terzijde -. Met die gedachte ben ik dus dezelfde dag nog in Leiden uitgestapt en heb een spontaan werkbezoekje gebracht in het kader van Aleph.

Mijzelf bij voorbaat verontschuldigend voor mijn eigenaardige vraag kwam ik daar dus bij de verhuisde uitleenbalie aan (ook daar een verbouwing) met het verzoekje of ik misschien even zou kunnen kijken naar Aleph. Ik werd door mijn vriendelijke collega’s meteen uitgenodigd achter de balie te komen en kreeg een uitgebreide demonstratie en uitleg over het systeem 😀

Wat me als eerste opviel was hoe wit Aleph is (althans – in Leiden, bij de TU Delft heeft Aleph kleurtjes heb ik begrepen). Ik moest er even aan wennen, maar uiteindelijk begon ik het heel overzichtelijk te vinden, heel minimaal, geen afleiding door allerlei plaatjes, kleuren enz. Wel veel informatie (veel onderdelen, veel mogelijkheden), maar daardoor heb je wel direct toegang tot alle functies en modulen (bijv. catalogisering zit rechtsonder).

Het systeem is heel snel, omdat je vantevoren aangeeft wat je met een boek wilt doen door een functie binnen het programma te kiezen (bijv. uitlenen), vervolgens wordt de gewenste handeling direct bij het scannen van een bandzebra (barcode) uitgevoerd. In het middelste scherm zie je vervolgens de gegevens van het werk verschijnen, wat aangeeft dat het gelukt is. Als er niets verschijnt dan is er iets misgegaan.

Verder geeft het systeem niet goed aan of dingen lukken of niet (geen “OK” meldingen zoals bij LBS van OCLC PICA), dat kan in sommige gevallen lastig zijn.

Reserveringsbonnen worden niet automatisch geprint bij terugname van een werk waarachter een reservering staat. Er verschijnt een pop-up venster en vervolgens kun je op een print-knop klikken om een bon te laten printen.

Iets anders wat me meteen opviel is dat Aleph in het Engels is. Ik heb begrepen dat hetzelfde geldt voor Aleph bij de TU Delft. Ik ben dus benieuwd of wij ook met een Engelse Aleph gaan werken!

Het hechten van bandzebra’s gaat in de catalogiseermodule.

De catalogiseermodule werkt met het MARC21 formaat (van de Library of Congress).

Wat ook belangrijk is, zijn de sneltoetsen (F-toetsen en Ctrl+Tab als ik mij goed herinner). Dat is wel zo gebruiksvriendelijk!

Verder heeft Aleph in Leiden nog wel veel kinderziektes… mazelen, waterpokken, de bof en rode hond. Ik hoop dat als wij overgaan op Aleph deze problemen zich bij ons niet voor gaan doen, danwel tegen die tijd opgelost zullen zijn. Het gaat hierbij om problemen met de invoering van lokale titels (kladtitels) voor IBL (die verschijnen in de OPC), het aanvragen van meerdere banden onder één exemplaarblok (dit is momenteel niet mogelijk) en het afgeven van werken die alleen ter inzage zijn (eveneens niet mogelijk). Verder blijkt het mogelijk te zijn dat dezelfde lener meerdere malen (fysiek) hetzelfde boek aanvraagt/reserveert, erg raar. Ook is het doen van speciale aanvragen (gericht aan het magazijn) niet mogelijk.

Dit betreft dus specifiek de situatie in de UB Leiden, ik weet niet in hoeverre deze problemen Aleph-eigen zijn en in hoeverre deze decentraal (door technisch beheer) kunnen worden opgelost.

Verder is het misschien nog de moeite waard te vermelden dat de UB Leiden besloten heeft niet te gaan werken met RFID i.v.m. de snelle veroudering van de chips, en als alternatief gekozen heeft voor een locker-systeem (direct gekoppeld aan Aleph).

Mochten er fouten of onnauwkeurigheden in dit verslag zitten, mijn excuses daarvoor! Het was een inofficieel werkbezoekje, zonder voorbereiding (zowel voor mij als mijn collega’s daar) en ik heb pas achteraf de informatie genoteerd. Het is verder ook niet bedoeld als officiële beoordeling of iets dergelijks, alleen een eerste indruk van een nieuwsgierige bibliotheekmedewerkster 😉

O, bijna vergeten! Ik heb zelfs al een beetje met Aleph gewerkt, want ik mocht zelf mijn lenergegevens aanpassen in Aleph 😀

Mijn dank aan de uiterst vriendelijke en behulpzame bibliotheekmedewerkers van UB Leiden! Als er ooit een uitwisselingsprogramma komt met UB Leiden dan wil ik zeker meedoen. Goede sfeer, leuke bieb, en ik ben ook enthousiast over de Bijzondere Collecties daar, ze hebben o.a. een digitaliseringsproject die erg de moeite waard is om te bekijken: Digital Special Collections

~boekenvlindertje~

Advertenties

4 reacties

  1. Odile said,

    november 4, 2008 bij 10:12 am

    Hallo Maya,

    Wat een leuk verslag, heb meteen zin om ook bij de Leienaren te gaan kijken.
    groet
    Odile

  2. november 7, 2008 bij 5:20 pm

    Hartelijk dank! Ook dank aan mijn andere collega’s voor de complimenten en de input! Ik heb inmiddels iets toegevoegd (over de reserveringsbonnen), en belangrijker nog, iets verbeterd: de zin waarin ik melding maakte dat Leiden niet met RFID gaat werken is nu zo geformuleerd dat er geen misverstanden over kunnen ontstaan (hoop ik). ~boekenvlindertje~

  3. sally86 said,

    september 9, 2009 bij 1:12 pm

    Ik heb van mijn baas gehoord, dat ze in een E-Mail gelezen had, dat jouw nu ook Aleph hebt.

    Veel succes en plezier met de nieuwe bibliotheeksystem.

    Groetjes, Jana

  4. september 10, 2009 bij 9:55 am

    Hoi Jana!!
    klopt, wij hebben nu Aleph. Het is nog veel gedoe, sommige dingen gaan nu sneller, maar er is ook veel wat nog niet goed loopt. Tja, dat heb je als je net op een nieuw systeem over bent. Er zijn veel veranderingen in onze werkprocessen, en bijna dagelijks worden er dingen aangepast/verbeterd. Bijna tegelijkertijd gingen we ook over op de self-service uitleen, en ook daar zitten wat probleempjes in die om aanpassingen vragen, maar in grote lijnen loopt het eigenlijk prima. Veel gebruikers zijn wel tevreden.
    Werk jij ook met Aleph?
    Hoe gaat het verder met je? Bevalt je werkplek en werkzaamheden?
    Groeten uit de UB!
    Maya


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: